Cyfrowe rozwiązania dominują świat. Wyjątkiem od tej reguły bez wątpienia nie są kasy fiskalne. Dzięki postępowi technologii możliwa jest prostsza sprzedaż, obniżenie kosztów i większą elastyczność, niezależna od posiadanego urządzenia stacjonarnego. Wirtualne kasy fiskalne, bo to o nich mowa, to aplikacje, które można uruchomić na tablecie, czy terminalu POS. Dzięki nim ewidencjonowanie sprzedaży jest możliwe bez konieczności zakupu osobnego urządzenia. Czym dokładnie są i jak działają? Kto może z nich legalnie korzystać? Te i inne aspekty przybliżymy w poniższym artykule.
Co to jest kasa wirtualna i jak działa?
Kasa wirtualna to aplikacja, dzięki której tablet lub urządzenie POS mogą pełnić funkcję pełnoprawnej kasy fiskalnej. Sama w sobie nie jest zatem fizycznym urządzeniem, a jedynie oprogramowaniem, które się na nim instaluje. Dzięki dodatkowej drukarce bonowej i połączeniu z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), umożliwia ewidencjonowanie sprzedaży i wystawianie paragonów fiskalnych w formie papierowej lub elektronicznej.
Aby móc z niej korzystać należy jedynie zainstalować aplikację na urządzeniu (np. Sunmi V3 Mix), a następnie wgrać certyfikat, który jest potwierdzony technicznie przez producenta. Dzięki temu aplikacja zyskuje możliwość komunikacji z CRK, przesyłając dane o transakcjach w formie online. Podobnie jak przy stacjonarnym urządzeniu, przechowuje również dane dotyczące sprzedaży.
Wirtualne rozwiązania fiskalne a obowiązek ewidencjonowania sprzedaży
Stosowanie kas fiskalnych, niezależnie od ich formy wynika z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży. Zgodnie z przepisami, każda z nich musi umożliwiać wystawianie paragonów fiskalnych oraz przekazywać dane o transakcjach do Centralnego Repozytorium Kas. Wirtualne rozwiązania fiskalne nie są więc żadnym uproszczonym zamiennikiem w kwestiach prawnych. Podlegają bowiem tym samym regulacjom co stacjonarne urządzenia. Warto jednak zaznaczyć, że również w ich przypadku obowiązek ten realizowany jest w pełni legalnie.
Zastanawiasz się, na jakim sprzęcie najlepiej uruchomić wirtualną kasę fiskalną? Polecamy nowoczesne terminale POS typu All-in-One. To wygodne, mobilne rozwiązanie gotowe do pracy od razu po instalacji aplikacji. Są w pełni zgodne z wymogami prawnymi i umożliwiają błyskawiczne połączenie z CRK.
Jak przebiega fiskalizacja kasy wirtualnej?
Proces fiskalizacji w przypadku kas wirtualnych odbywa się w pełni zdalnie i jest znacznie prostszy niż w przypadku tradycyjnych kas rejestrujących. Mówi się tu o tzw. zdalnej fiskalizacji, która eliminuje potrzebę fizycznej ingerencji w urządzenie. Nie wymaga ona udziału serwisanta ani wizyty w urzędzie skarbowym. Cała procedura odbywa się online – bezpośrednio z poziomu aplikacji. Aby przeprowadzić fiskalizację:
- Użytkownik instaluje aplikację fiskalną na urządzeniu.
- Producent oprogramowania przypisuje danej instancji aplikacji unikalny certyfikat kasy, zatwierdzony przez Główny Urząd Miar.
- Aplikacja łączy się z Centralnym Repozytorium Kas i przekazuje dane kasy oraz informacje identyfikacyjne użytkownika.
- Fiskalizacja zostaje zakończona automatycznie – użytkownik otrzymuje numer ewidencyjny kasy, a system jest gotowy do pracy.
Cały proces trwa zazwyczaj od kilku do kilkunastu minut. Od momentu jej zakończenia od razu możliwe jest wystawianie paragonów fiskalnych i prowadzenie pełnoprawnej ewidencji sprzedaży zgodnej z przepisami.
Funkcje i korzyści kasy wirtualnej
Nowoczesne kasy wirtualne mogą mieć niemal taką samą funkcjonalność jak tradycyjne urządzenia. Najważniejsze funkcje to m.in.:
- rejestrowanie sprzedaży i wystawianie paragonów fiskalnych;
- wystawianie e-paragonów i przesyłanie ich w formie elektronicznej do klienta;
- przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas w czasie rzeczywistym;
- generowanie raportów fiskalnych, w tym raportów dobowych;
- możliwość integracji z systemami sprzedażowymi POS;
- archiwizacja danych w chmurze – bez ryzyka utraty informacji;
- obsługa różnych metod płatności (gotówka, karta, BLIK itp.).
Do głównych korzyści tego rozwiązania należy przede wszystkim brak konieczności zakupu osobnego urządzenia. Co więcej, nie wymaga udziału serwisanta. Również późniejsze aktualizacje systemowe realizowane są zdalnie, bez potrzeby kontaktu z technikiem. To zatem rozwiązanie zarówno ekonomiczne jak i funkcjonalne. Aplikacja zapewnia bowiem znacznie lepszą mobilność. Można z niej korzystać w dowolnym miejscu, bez przywiązania do konkretnego stanowiska sprzedażowego.
Dla kogo jest przeznaczona kasa wirtualna?
Możliwość skorzystania z wirtualnej kasy fiskalnej zależy od rodzaju prowadzonej działalności i została szczegółowo określona w przepisach. Szczegółową listę branż i czynności objętych możliwością stosowania tego rozwiązania zawiera Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. (Dz.U. 2020 poz. 965). Na jego podstawie rozwiązanie to dedykowane jest przede wszystkim firmom z branży:
- gastronomicznej (w tym catering),
- hotelarskiej,
- transportu pasażerskiego,
- usług kosmetycznych i fryzjerskich,
- doradztwa podatkowego.
Ile kosztuje i jak wdrożyć wirtualną kasę?
Koszt wdrożenia kasy wirtualnej uzależniony jest od kilku czynników. Są to m.in. wybrany dostawca oprogramowania, rodzaj licencji, okres subskrypcji oraz ewentualne dodatki, jak drukarka bonowa czy terminal płatniczy. Przykładowo – dla typowej działalności usługowej koszt użytkowania jednej instancji kasy wirtualnej to ok. 50 zł netto (licencja miesięczna), natomiast zakup urządzenia kompatybilnego z aplikacją jak np. Sunmi V3 MIX to koszt rzędu 2499 zł za zestaw. W wielu przypadkach rozwiązanie to okazuje się zatem tańsze niż zakup i utrzymanie tradycyjnej kasy fiskalnej i terminali POS osobno.
FAQ
Na jakich urządzeniach można obsługiwać wirtualną kasę?
Wirtualną kasę fiskalną można zainstalować na wielu urządzeniach. Wśród nich wymienić można m.in. smartfony, tablety, laptopy, komputery stacjonarne, a także specjalistyczne terminale POS i urządzenia All in One. Należy jednak pamiętać, że same urządzenia to nie wszystko. Konieczne jest także podłączenie kompatybilnej drukarki bonowej oraz stabilne połączenie internetowe, aby dane mogły być przesyłane na bieżąco do CRK.
Czy kasa wirtualna i kasa online to to samo?
W praktyce każda kasa wirtualna jest kasą online, ale nie każda kasa online jest kasą wirtualną. Online oznacza bowiem wyłącznie możliwość komunikacji z CRK. Może to być zatem zarówno kasa w formie aplikacji, jak i osobne urządzenie stacjonarne. Wirtualna to zaś konkretna aplikacja z certyfikatem, mogąca działać na smartfonie, tablecie lub POS-ie.
Czy kasa wirtualna jest legalna?
Tak, jest w pełni legalna – działa zgodnie z ustawą o VAT i przepisami wykonawczymi, posiada certyfikat od Głównego Urzędu Miar i komunikację z CRK, więc spełnia wszystkie wymogi prawne.
Jak długo trwa fiskalizacja kasy wirtualnej?
Fiskalizacja odbywa się online — producent aplikacji przekazuje certyfikat kasy, po czym urządzenie rejestruje się w CRK. Cały proces trwa zwykle kilka–kilkanaście minut, co dodatkowo podnosi także praktyczne aspekty produktu.
Czy muszę robić przegląd kasy wirtualnej?
W przeciwieństwie do tradycyjnych kas online, użytkownicy kas wirtualnych nie są zobowiązani do okresowych przeglądów technicznych co dwa lata, ponieważ nie mają fizycznego modułu fiskalnego — potwierdzają to interpretacje, i brak wymogu w instrukcjach producentów.
Czy mogę zmienić urządzenie, na którym mam zainstalowaną kasę?
Tak. Certyfikat kasy jest przypisany do instancji aplikacji i można ją zainstalować na nowym urządzeniu — wystarczy uruchomić fiskalizację przez producenta, która ponownie nada certyfikat i numer unikatowy. Działa to tak samo jak przy początkowej instalacji.
Podsumowanie
Wirtualne kasy fiskalne to nowoczesna i legalna alternatywa dla tradycyjnych urządzeń stacjonarnych. Umożliwiają one prowadzenie ewidencji sprzedaży bez konieczności zakupu klasycznego sprzętu, oferując przy tym pełną funkcjonalność – od wystawiania paragonów fiskalnych po raporty dobowe. Dzięki zdalnej fiskalizacji, intuicyjnej obsłudze i niższym kosztom wdrożenia, system wirtualnych kas staje się realnym wsparciem dla mobilnych usług, gastronomii czy branży transportowej. To rozwiązanie, które wpisuje się w cyfrową transformację biznesu. Jest prostsze, tańsze i wygodniejsze niż kiedykolwiek wcześniej.
