Najem krótkoterminowy zyskuje na popularności jako sposób na dodatkowy lub stały dochód. Szczególnie wśród właścicieli mieszkań w atrakcyjnych lokalizacjach turystycznych. Choć forma ta może być opłacalna, warto pamiętać, że wiąże się z konkretnymi obowiązkami podatkowymi. W tym artykule przedstawimy jakie to dokładnie obowiązki. Wyjaśnimy też, kiedy konieczne jest założenie działalności gospodarczej.
Najem prywatny vs. działalność gospodarcza
W polskim systemie podatkowym rozróżnia się dwa podstawowe sposoby rozliczania przychodów z najmu: jako najem prywatny lub jako działalność gospodarczą.
Najem prywatny dotyczy sytuacji, gdy właściciel wynajmuje nieruchomość okazjonalnie, bez zorganizowanej struktury i w niewielkiej skali. Przykładem może być wynajem mieszkania podczas własnej nieobecności lub sporadyczne udostępnianie nieruchomości turystom. Działalność gospodarcza oznacza zaś regularne, zorganizowane i nastawione na zysk udostępnianie nieruchomości. Może to obejmować prowadzenie wynajmu na platformach takich jak Airbnb czy Booking, oferowanie dodatkowych usług (np. sprzątanie, śniadania) czy posiadanie kilku nieruchomości przeznaczonych na wynajem.
Kryteria kwalifikujące najem jako działalność gospodarczą:
- ciągłość i powtarzalność – regularne wynajmowanie nieruchomości, np. codzienne lub cotygodniowe udostępnianie lokalu turystom;
- zorganizowany charakter – posiadanie systemu rezerwacji, współpraca z firmami sprzątającymi, prowadzenie działań marketingowych;
- nastawienie na zysk – głównym celem jest regularne osiąganie dochodu, a nie jednorazowe udostępnienie nieruchomości;
- skala działalności – z reguły posiadanie kilku nieruchomości przeznaczonych na wynajem również wiąże się z założeniem firmy;
- sposób pozyskiwania klientów – może to być np. korzystanie z platform rezerwacyjnych.
Możliwe formy opodatkowania
W przypadku najmu krótkoterminowego w Polsce dostępne są różne formy opodatkowania. Najem prywatny jest opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Prowadzenie działalności gospodarczej daje natomiast więcej możliwości w tej kwestii. Wiąże się jednak również z obowiązkiem opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz prowadzeniem odpowiedniej ewidencji księgowej.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Ryczałt to uproszczona forma opodatkowania, polegająca na płaceniu podatku od przychodu, bez możliwości odliczania kosztów jego uzyskania. W przypadku najmu prywatnego, od 2023 roku, jest to jedyna dostępna forma opodatkowania. Stawki ryczałtu wynoszą:
- 8,5% – dla przychodów do 100 000 zł rocznie;
- 12,5% – dla nadwyżki ponad 100 000 zł rocznie.
Dla małżonków, którzy złożyli oświadczenie o opodatkowaniu całości przychodów przez jednego z nich, próg ten wynosi 200 000 zł, a stawka 12,5% obowiązuje po jego przekroczeniu.
Ryczałt może być korzystny dla osób, które nie ponoszą wysokich kosztów związanych z wynajmem, takich jak remonty czy opłaty eksploatacyjne. Wynika to z braku możliwości ich odliczenia od przychodu. Wybierając ryczałt, należy prowadzić ewidencję przychodów oraz składać deklarację PIT-28 do końca kwietnia roku następującego po roku podatkowym.
Opodatkowanie na zasadach ogólnych (PIT-36)
Opodatkowanie na zasadach ogólnych polega na płaceniu podatku dochodowego od dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o koszty jego uzyskania. Stawki podatku wynoszą:
- 12% – dla dochodów do 120 000 zł rocznie;
- 32% – dla nadwyżki ponad 120 000 zł rocznie.
Ta forma opodatkowania jest dostępna tylko dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Pozwala na odliczenie kosztów związanych z wynajmem, takich jak remonty, amortyzacja czy opłaty eksploatacyjne. Wymaga jednak prowadzenia odpowiedniej dokumentacji księgowej oraz składania deklaracji PIT-36.
Podatek liniowy (PIT-36L)
Podatek liniowy to forma opodatkowania dostępna dla przedsiębiorców, polegająca na płaceniu stałej stawki podatku dochodowego w wysokości 19%. W przeciwieństwie do zasad ogólnych nie ma tutaj kwoty wolnej od podatku ani progów podatkowych.
Podatek liniowy może być korzystny dla osób osiągających wysokie dochody z wynajmu, które przekraczają 180 tysięcy złotych rocznie. Wymaga jednak rezygnacji z niektórych ulg podatkowych oraz prowadzenia pełnej dokumentacji księgowej. Deklarację podatkową składa się na formularzu PIT-36L.
Podatek VAT
Wynajmujący musi zarejestrować się jako podatnik VAT, jeśli jego roczny obrót z tytułu świadczenia usług opodatkowanych przekroczy 200 000 zł. Limit ten dotyczy łącznej wartości sprzedaży opodatkowanej, niezależnie od formy prowadzenia działalności. Przekroczenie progu obliguje do rejestracji jako czynny podatnik VAT i rozliczania podatku od kolejnych transakcji.
Usługi zakwaterowania, w tym najem krótkoterminowy, są objęte obniżoną stawką VAT w wysokości 8%. Dotyczy to usług sklasyfikowanych w PKWiU 55, takich jak:
- usługi w zakresie noclegów i usługi towarzyszące świadczone przez hotele, motele, pensjonaty i inne obiekty hotelowe;
- pozostałe usługi obiektów noclegowych, turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania bez obsługi.
Jeśli jednak wynajem dotyczy lokali użytkowych lub jest przeznaczony na cele inne niż mieszkaniowe, obowiązuje podstawowa stawka VAT wynosząca 23%.
Najem krótkoterminowy nie korzysta z przedmiotowego zwolnienia z VAT, ponieważ nie spełnia ustawowych warunków najmu na cele mieszkaniowe. Tego rodzaju działalność traktowana jest jako usługa zakwaterowania, zbliżona w charakterze do usług hotelowych. W praktyce oznacza to, że wynajmujący może skorzystać wyłącznie z podmiotowego zwolnienia z VAT, które przysługuje podatnikom, jeśli ich roczny obrót nie przekracza 200 000 zł. Niezależnie od tego, że najem dotyczy lokalu mieszkalnego, jego krótkoterminowy charakter wyklucza możliwość zastosowania przedmiotowego zwolnienia.
Świadczenie dodatkowych usług, takich jak sprzątanie, zapewnienie pościeli czy śniadania, nie eliminują prawa do zwolnienia podmiotowego.
Obowiązki formalne wynajmującego
Prowadzenie najmu krótkoterminowego wiąże się nie tylko z koniecznością odprowadzania podatku dochodowego, ale również z szeregiem obowiązków formalnych. W zależności od formy prowadzenia najmu oraz osiąganych przychodów wynajmujący może być zobowiązany do posiadania kasy fiskalnej oraz zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego.
Kasa fiskalna
Obowiązek posiadania kasy fiskalnej z reguły dotyczy wynajmujących świadczących usługi najmu krótkoterminowego na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jednakże istnieją zwolnienia z tego obowiązku. Zgodnie z aktualnymi przepisami, wynajmujący może skorzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej, jeżeli:
- roczny obrót z tytułu najmu na rzecz osób fizycznych nie przekracza 20 000 zł,
- całość zapłaty za wynajem jest otrzymywana za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i dokumentów dotyczących zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana.
W przypadku przekroczenia limitu 20 000 zł obrotu wynajmujący ma obowiązek zainstalowania kasy fiskalnej w ciągu dwóch miesięcy od końca miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie limitu.
Obowiązek zgłoszenia najmu
W Polsce obowiązek zgłoszenia najmu krótkoterminowego do urzędu skarbowego zależy od formy prowadzenia działalności oraz wybranej metody opodatkowania. Osoby fizyczne wynajmujące nieruchomości w ramach najmu prywatnego nie muszą zgłaszać umowy najmu do urzędu skarbowego. Wyjątkiem jest najem okazjonalny. Wówczas właściciel nieruchomości musi zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Zgłoszenie powinno zawierać dane osobowe wynajmującego i najemcy, adres wynajmowanej nieruchomości oraz datę rozpoczęcia najmu.
Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą i świadczący usługi najmu krótkoterminowego mają obowiązek zgłoszenia tej formy działalności do Urzędu Skarbowego. W tym celu należy:
- Zarejestrować działalność gospodarczą – poprzez złożenie wniosku CEIDG-1, wskazując odpowiedni kod PKD (np. 55.20.Z – obiekty noclegowe turystyczne i miejsca krótkotrwałego zakwaterowania).
- Wybrać formę opodatkowania – ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, zasady ogólne lub podatek liniowy. Wybór należy zgłosić do urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano pierwszy przychód z najmu.
- Prowadzić odpowiednią ewidencję przychodów i kosztów – w zależności od wybranej formy opodatkowania.
- Składać odpowiednie deklaracje podatkowe – PIT-28 dla ryczałtu, PIT-36 dla zasad ogólnych lub PIT-36L dla podatku liniowego, w terminie do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.
W przypadku najmu krótkoterminowego przedsiębiorca nie musi jednak zgłaszać do Urzędu Skarbowego samych umów (choć należy się z nich terminowo rozliczać).
Rozliczanie przychodów z najmu krótkoterminowego
W przypadku najmu krótkoterminowego, niezależnie od formy opodatkowania, podstawą do rozliczenia przychodów są:
- dowody wpłat od najemców – przelewy bankowe, potwierdzenia płatności online;
- ewidencja przychodów – w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych należy prowadzić uproszczoną ewidencję, w której wpisuje się datę i kwotę każdego uzyskanego przychodu;
- faktury lub rachunki – jeżeli wynajmujący prowadzi działalność gospodarczą, powinien dokumentować każdą transakcję sprzedaży usług zakwaterowania fakturą VAT lub fakturą uproszczoną.
Dla najmu prywatnego opodatkowanego ryczałtem wynajmujący zobowiązany jest do:
- opłacania miesięcznych zaliczek na podatek do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano przychód;
- złożenia deklaracji rocznej PIT-28 – między 15 lutego a 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.
W przypadku prowadzenia najmu krótkoterminowego w ramach działalności gospodarczej terminy zależą od wybranej formy opodatkowania:
- PIT-28 (ryczałt), PIT-36 (skala podatkowa) i PIT 36L (podatek liniowy):
- zaliczka na podatek – płatna do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano dochód;
- deklaracja roczna – do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.
- Płatnik VAT musi składać JPK_V7M (miesięcznie) lub JPK_V7K (kwartalnie) do 25. dnia miesiąca po zakończeniu okresu rozliczeniowego i wpłacać podatek VAT w tym samym terminie.
Nieprawidłowości w rozliczaniu przychodów z najmu krótkoterminowego mogą skutkować poważnymi konsekwencjami podatkowymi. Do najczęstszych błędów należą:
- brak ewidencji przychodów;
- nieterminowe opłacanie zaliczek;
- niezłożenie rocznej deklaracji PIT;
- niezgłoszenie działalności gospodarczej przy zorganizowanym wynajmie;
- niewłaściwe zastosowanie stawki VAT lub brak rejestracji jako podatnik VAT po przekroczeniu progu.
W takich przypadkach urząd skarbowy może nałożyć karę grzywny, naliczyć odsetki za zwłokę lub przeprowadzić kontrolę podatkową. Aby ich uniknąć, warto prowadzić systematyczną dokumentację i regularnie weryfikować limity obrotów. W razie wątpliwości dobrą praktyką są konsultacje z doradcą podatkowym.
Optymalizacja kosztów podatkowych
Wynajem krótkoterminowy umożliwia legalne obniżenie zobowiązania podatkowego poprzez uwzględnianie kosztów uzyskania przychodu. Musi być jednak prowadzony w ramach działalności gospodarczej i opodatkowany według skali podatkowej lub podatku liniowego. W praktyce oznacza to możliwość pomniejszenia przychodu o wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zabezpieczenia lub zachowania źródła dochodu. Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć:
- Opłaty za media – rachunki za prąd, wodę, gaz, ogrzewanie czy Internet, jeśli są one ponoszone przez wynajmującego i stanowią część oferowanej usługi.
- Amortyzacja nieruchomości – właściciel może wprowadzić nieruchomość do ewidencji środków trwałych i rozliczać jej wartość poprzez odpisy amortyzacyjne. Stawka amortyzacji dla lokali mieszkalnych wynosi najczęściej 1,5% rocznie, ale możliwe są też stawki indywidualne.
- Koszty remontów i ulepszeń – wydatki na odświeżenie lokalu, naprawy, wymianę wyposażenia lub modernizację mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu, o ile nie zwiększają trwałej wartości środka trwałego. W przypadku ulepszeń przekraczających 10 000 zł koszt rozlicza się w formie zwiększonej amortyzacji.
- Zakup wyposażenia – meble, sprzęt AGD, telewizory, pościel czy środki czystości mogą być zaliczone do kosztów, jeśli służą obsłudze wynajmu. Wydatki do 10 000 zł można jednorazowo zaliczyć do kosztów w dacie poniesienia.
- Usługi zewnętrzne – koszty sprzątania, prania, księgowości czy prowizji od rezerwacji przez platformy internetowe również podlegają odliczeniu, jeśli mają związek z prowadzonym wynajmem.
- Podatki lokalne i ubezpieczenia – podatek od nieruchomości oraz składki za ubezpieczenie lokalu (np. od zdarzeń losowych) są uznawane za koszt, jeśli obciążają wynajmującego i są związane z wynajmowanym lokalem.
Efektywna optymalizacja podatkowa wymaga gromadzenia dokumentacji, takiej jak faktury, umowy i potwierdzenia płatności. Każdy wydatek musi być racjonalnie uzasadniony i związany z wynajmem.
FAQ
Czy muszę zakładać działalność gospodarczą, aby wynajmować krótkoterminowo?
Nie zawsze. Jeśli najem krótkoterminowy jest prowadzony okazjonalnie i bez cech działalności gospodarczej, nie ma obowiązku jej zakładania. Jednak regularne, zorganizowane wynajmowanie, zwłaszcza z wykorzystaniem platform rezerwacyjnych, może być uznane za działalność gospodarczą i wymagać jej rejestracji.
Czy muszę posiadać kasę fiskalną przy najmie krótkoterminowym?
Nie zawsze. Obowiązek posiadania kasy fiskalnej powstaje, gdy obrót z najmu na rzecz osób fizycznych przekroczy 20 000 zł rocznie.
Jakie są konsekwencje braku zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego?
Brak zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego może skutkować koniecznością zapłaty zaległego podatku z odsetkami oraz grzywną. W skrajnych przypadkach może zostać wszczęte postępowanie karno-skarbowe.
Czy mogę odliczyć koszty remontu mieszkania od podatku?
Tak, jeśli najem jest prowadzony w ramach działalności gospodarczej, koszty remontu mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku najmu prywatnego ogólne koszty remontu nie podlegają odliczeniu.
Podsumowanie
Najem krótkoterminowy może być atrakcyjnym źródłem dochodu, ale wiąże się z jasno określonymi obowiązkami podatkowymi i formalnymi. Wybór odpowiedniej formy opodatkowania, prawidłowe prowadzenie ewidencji, terminowe rozliczenia i znajomość przepisów VAT pozwalają uniknąć kosztownych błędów. Świadome podejście do rozliczeń i możliwość legalnej optymalizacji kosztów umożliwiają efektywne i zgodne z prawem prowadzenie wynajmu.
